Automatiser un suivi de commandes : 12 heures de travail

Point de départ : une petite entreprise de vente en ligne suit ses commandes dans un tableur mis à jour à la main, trois fois par jour, par une personne qui pourrait faire autre chose. Objectif : un tableau de bord qui se met à jour seul, sans routine manuelle. Voici comment les 12 heures se répartissent, telles qu'elles sont structurées dans un parcours d'IA appliquée du catalogue.

Heures 1 à 2 — Cartographier le processus actuel. Avant d'automatiser quoi que ce soit, on liste précisément chaque étape manuelle existante : où arrive une commande, qui la saisit, à quelle fréquence, et surtout quelles erreurs se répètent (doublons, oublis, mauvaise catégorie). Automatiser un processus mal compris ne fait que reproduire les erreurs plus vite.

Heures 3 à 5 — Connecter la source de données. Mise en place d'une collecte automatique des commandes (formulaire, API de la plateforme de vente, ou import de fichier régulier) vers une base structurée. C'est l'étape la plus technique, mais aussi la plus mécanique : une fois la connexion posée, elle ne demande plus d'intervention.

Heures 6 à 8 — Règles de traitement et alertes. Ajout de la logique métier : détection automatique des doublons, catégorisation des commandes, calcul des indicateurs qui comptent (délai moyen de traitement, commandes en retard). C'est ici qu'intervient l'IA, pour classer et signaler plutôt que pour décider à la place de la personne responsable.

Heures 9 à 11 — Le tableau de bord lui-même. Construction de la visualisation qui remplace le tableur : vue du jour, tendance de la semaine, alertes visuelles sur les commandes en retard. Le critère de réussite n'est pas l'esthétique, c'est qu'une personne non technique comprenne le tableau en dix secondes.

Heure 12 — Test en conditions réelles et documentation. Une automatisation qui casse silencieusement au bout d'un mois est pire qu'une routine manuelle fiable. La dernière heure est consacrée à vérifier que le système signale ses propres pannes, et à documenter en une page comment le relancer sans dépendre d'une seule personne.

Résultat : une tâche qui prenait environ 20 minutes, trois fois par jour, six jours sur sept — soit près de 6 heures par semaine — redevient une simple vérification de deux minutes. L'investissement de 12 heures est rentabilisé en un peu plus de deux semaines.